: hi@rectmedia.com
: +6224.3000.7000
Document Management System adalah sistem digital yang digunakan untuk menyimpan, mengatur, dan mengakses dokumen secara terpusat dengan lebih cepat, aman, dan terorganisir.
Tak perlu membuang waktu mencari file yang tersebar di berbagai tempat. Document Management System membantu perusahaan menyimpan, mengatur, dan menemukan dokumen dengan lebih cepat dan aman.
Di banyak perusahaan, dokumen masih tersebar di berbagai tempat: email, folder komputer, cloud storage, hingga hard copy. Akibatnya, tim sering kesulitan menemukan file yang dibutuhkan saat pekerjaan sedang berjalan.
Wujudkan proses pengelolaan dokumen yang lebih cepat, terstruktur, aman, dan efisien. Dapatkan konsultasi gratis dari expert kami untuk rencana implementasi yang disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda.
Ketahui risiko yang mungkin sedang dan akan dihadapi perusahaan secara real time.
Kemudahan akses antar corporate risk dan operational risk dapat memberikan respon yang tepat dalam mengurangi risiko.
Mitigasi risiko yang lebih terencana akan membantu perusahaan dalam meningkatkan produktivitas.
Lakukan analisa dengan mudah dan lebih terstruktur sebagai bahan evaluasi dan menghindari kesalahan yang sama.
Pelajari strategi dan best practices untuk mengoptimalkan pengelolaan dokumen perusahaan Anda dan tingkatkan efisiensi operasional.
Terapkan struktur folder dan naming convention yang jelas untuk memudahkan pencarian dan manajemen dokumen di seluruh perusahaan.
Implementasikan permission level yang tepat untuk memastikan dokumen sensitif hanya dapat diakses oleh pihak yang berwenang.
Gunakan workflow automation untuk mempercepat proses persetujuan dokumen dan mengurangi bottleneck dalam operasional.
Catat setiap aktivitas dokumen untuk keperluan compliance, audit, dan investigasi mendalam terhadap perubahan dokumen.
Kami mempelajari bagaimana dokumen digunakan dalam operasional perusahaan Anda.
1. Jenis dokumen
2. Alur dokumen
3. Kebutuhan akses tim
Kami merancang struktur penyimpanan dokumen yang sesuai dengan proses bisnis perusahaan.
1. Struktur folder
2. Kategori dokumen
3. Pengelompokan departemen
Dokumen diberi atribut metadata agar mudah dicari dan dikelola.
1. Jenis dokumen
2. epartemen
3. Tanggal
4. Status dokumen
Menentukan siapa yang dapat melihat, mengedit, atau mengelola dokumen.
1. Admin
2. Manager
3. Staff
4. External user
Dokumen lama diimpor ke sistem dan diindeks agar dapat ditemukan dengan cepat.
1. Upload dokumen
2. Tagging metadata
3. Indexing search
Sistem siap digunakan oleh tim perusahaan dengan panduan penggunaan yang jelas.
Banyak perusahaan baru menyadari kompleksitas pengelolaan dokumen ketika jumlah file mulai menumpuk. Ketika dokumen terus bertambah tanpa sistem yang terstruktur, proses kerja menjadi lebih rumit dari yang seharusnya.
Proses dokumen otomatis mengurangi kesalahan manual hingga 95% dan meningkatkan produktivitas tim secara signifikan.
Kami membantu proses implementasi mulai dari analisis kebutuhan hingga sistem siap digunakan oleh tim Anda.
Struktur dokumen dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan proses bisnis perusahaan.
Tim dapat bekerja dengan dokumen yang sama secara lebih terstruktur tanpa kebingungan versi file.
50+ perusahaan sudah memanfaatkan promo Document Management System ini.
Document Management System adalah sistem digital yang membantu perusahaan menyimpan, mengelola, mengatur, dan mengakses dokumen secara lebih terstruktur dalam satu platform.
Ya. DMS dapat digunakan oleh berbagai jenis perusahaan maupun instansi yang mengelola banyak dokumen seperti kontrak, laporan, arsip, dan dokumen administrasi lainnya.
DMS dapat digunakan oleh berbagai jenis departemen di perusahaan seperti Human Resource, Finance, Legal & Procurement, Operations, hingga Management.
Waktu implementasi tergantung pada kebutuhan perusahaan dan jumlah dokumen yang akan dikelola. Namun secara umum sistem dapat diimplementasikan secara bertahap agar tidak mengganggu operasional perusahaan.
Sistem dilengkapi dengan pengaturan hak akses sehingga hanya pengguna tertentu yang dapat melihat atau mengelola dokumen tertentu. Hal ini membantu menjaga keamanan informasi perusahaan.
Ya. Sistem dirancang untuk mendukung penggunaan oleh banyak pengguna dengan pengaturan akses yang berbeda sesuai peran masing-masing.
Document Management System dapat diintegrasikan dengan berbagai aplikasi bisnis seperti Microsoft Office atau sistem internal perusahaan untuk mendukung alur kerja yang lebih efisien.
Ya. Dokumen lama dapat diunggah atau dimigrasikan ke dalam sistem sehingga seluruh dokumen perusahaan dapat tersimpan dalam satu tempat yang terstruktur.
Antarmuka sistem dirancang agar mudah dipahami sehingga tim dapat menggunakan sistem tanpa proses pembelajaran yang rumit.
Tim kami menyediakan dukungan teknis untuk membantu perusahaan memastikan sistem dapat digunakan dengan optimal.
Anda dapat menghubungi tim kami untuk melakukan konsultasi kebutuhan perusahaan. Kami akan membantu merancang solusi yang sesuai dengan proses kerja di perusahaan Anda.
PT Rect Media Komputindo