Document Management System – Kubota Indonesia

Case Study Overview

DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM – KUBOTA INDONESIA
Kubota DMS (Document Management System) merupakan aplikasi internal berbentuk website milik PT. Kubota Indonesia yang berguna untuk digitalisasi dokumen secara lebih terpusat. Aplikasi DMS ini merupakan solusi perusahaan untuk mendukung sistem paperless, mengorganisir, mengamankan, hingga menyetujui data-data penting dalam bisnis.

RECTmedia dipercaya sebagai vendor untuk membantu mengembangkan aplikasi ini. Kami menyediakan menu seperti Dashboard untuk melihat keseluruhan dokumen yang membutuhkan approval. Selain itu, kami juga membuat menu Folder untuk merapikan pengelolaan dokumen, dan beberapa menu lainnya seperti QR Document, Plugin, DOA, serta Admin Tools untuk pengelolaan situs.

PAPERLESS DOCUMENT, KELOLA DATA SECARA TERPUSAT
Aplikasi Document Management System mempermudah perusahaan untuk pengelolaan segala jenis dokumen dalam bentuk elektronik, sehingga nantinya mudah ditemukan sesuai dengan kebutuhan.

Untuk dokumen lama yang sudah berbentuk kertas/fisik, maka diperlukan untuk scan ulang dokumen menjadi bentuk file, lalu di upload kembali ke aplikasi. Dalam aplikasi Kubota DMS, kami memberikan menu folder untuk pengelolaan data per kategori yang dibutuhkan berdasarkan divisi, nomor urut, maupun kategori lainnya yang relevan.

Selain itu, kami juga menyediakan fitur Document Management, seperti :
– Menginput dokumen dengan manual scan, scan massal menggunakan scanner yang telah disediakan, dan mendapatkan upload file dari sistem lain
– File disimpan dalam bentuk dokumen di sistem storage dan blob pada database
– Setiap file memiliki parameter (Nama Dokumen, Tanggal Masuk, Tanggal Pemusnahan, Status (Aktif / Non Aktif), Kata kunci / Metadata, Komentar)
– Memiliki sistem log untuk user yang melakukan aktivitas seperti menulis dan membaca
– Memiliki fitur indexing dan pencarian text dalam dokumen menggunakan blob yang telah disimpan di database
– Memiliki fitur filter untuk pencarian dokumen

Adanya fitur Workflow System
– Terintegrasi dengan fitur Document Management
– Memiliki fitur pembuatan template workflow dengan diagram / form dengan parameter (Tanda tangan, Email, Custom Field)
– Memiliki fitur persetujuan bertingkat
– User memilih template workflow yang telah dibuat
– User mengisi field yang ditentukan pada template
– User dapat memonitor status dari persetujuan yang telah dibuat
– Memiliki fitur monitoring persetujuan

Apakah Anda sudah siap memanfaatkan Document Management System untuk meningkatkan produktivitas perusahaan Anda? Kontak kami untuk penawaran lebih lanjut!