Faktor Kritikal dalam Implementasi ERP (Enterprise Resource Planning) di Perusahaan

Perkembangan dunia bisnis yang semakin pesat mendorong perusahaan untuk terus meningkatkan diri. Persaingan antar perusahaan yang semakin ketat, memberikan tantangan tersendiri pada sektor manajemen. 

Berbagai sistem dalam perusahaan yang sering kali berdiri sendiri, membuat manajemen perusahaan harus bekerja lebih keras. 

Maka dari itu, dibutuhkan adanya sistem informasi yang dapat menghubungkan berbagai sistem tersebut, agar dapat berjalan efektif dan efisien.

Pada artikel ini, kami akan membahas apa itu ERP, konsep ERP, manfaat untuk bisnis dan faktor apa saja yang mempengaruhi implementasi ERP di perusahaan.

Apa itu ERP?

ERP (Enterprise Resource Planning) merupakan sistem informasi yang dapat membantu manajemen dalam mengintegrasikan berbagai fungsi dalam perusahaan. Hal ini yang pada akhirnya meningkatkan kinerja operasional dan  dapat menambah daya saing perusahaan.

ERP sebagai sebuah sistem informasi, dapat diimplementasikan di berbagai jenis perusahaan. Namun sebelum mengimplementasikan ERP dalam perusahaan, alangkah lebih baik untuk memperhatikan beberapa faktor kritikal dalam implementasinya. Faktor inilah yang akhirnya turut andil dalam menentukan kesuksesan ERP.

Konsep dasar ERP

Gambar diatas merupakan gambaran konsep dasar ERP dalam sebuah perusahaan. 

Sistem ERP ini mengintegrasikan seluruh informasi antar bagian dalam sebuah perusahaan. Sistem ini terdiri dari beberapa modul back office, yaitu finansial, manufaktur, inventory, dan human resource. Masing-masing sub ini terhubung dengan database terpusat yang menyimpan seluruh informasi yang dibutuhkan oleh masing-masing subsistem front office, dalam gambar diatas yaitu Sales dan Service Application. 

Konsep ERP diatas dapat dijalankan dengan baik jika didukung oleh aplikasi dan infrastruktur, baik software maupun hardware untuk pengolahan data. Hal ini dibutuhkan agar pengelolaan data bisa dilakukan dengan mudah dan terintegrasi.

Manfaat menggunakan sistem ERP untuk bisnis Anda

• Memiliki Sistem Informasi yang lebih baik
  Jika Anda menerapkan sistem ERP dalam bisnis, maka perusahaan akan memiliki perencanaan dan manajemen sistem informasi yang lebih baik. ERP bisa membantu Anda memaksimalkan sumber daya manusia, mesin, hingga material. Selain itu, sistem ini juga bisa memberikan laporan yang akurat kepada manajemen perusahaan, guna mengambil keputusan.

• Meningkatkan efisiensi dan produktivitas
  Selain menyediakan perencanaan dan manajemen informasi yang lebih baik, penggunaan sistem ERP juga bisa meningkatkan efisiensi pada perusahaan yang meliputi : pengiriman, pemesanan, manajemen gudang, kinerja supplier, dan masih banyak lainnya.
• Integrasi data yang lebih terpusat
  Keuntungan lainnya jika Anda menerapkan sistem ERP di perusahaan adalah Anda bisa mengetahui perubahan apa yang terjadi di setiap modulnya secara real time. Hal ini menguntungkan para pengusaha yang ingin mengecek kinerja perusahaannya dari mana saja. Selain itu, sistem ini bersifat terpusat sehingga meminimalisir pencurian/duplikasi data dari orang yang tidak bertanggungjawab.

• Membentuk SOP yang lebih baik
  Jika Anda menggunakan sistem ERP, maka pekerjaan yang dilakukan oleh sumber daya manusia di perusahaan Anda menjadi lebih terstruktur sesuai dengan SOP (Standar Operasional Prosedur) yang ada. Dengan SOP yang baik, maka karyawan akan bekerja dengan lebih optimal karena mereka sudah tahu langkah dan setiap detail yang mereka buat dalam menyelesaikan pekerjaan mereka.

Tertarik untuk implementasi sistem ERP ke bisnis Anda?

Faktor kritikal ERP menurut beberapa pakar

Umble, Haft, serta Michael (2002) mengutarakan beberapa faktor kritikal dalam implementasi ERP. Menurutnya, faktor kritikal dalam implementasi ERP ditentukan oleh adanya pemaham mengenai tujuan strategis perusahaan, komitmen manajemen puncak, proyek manajemen yang efektif, perubahan manajemen, kerjasama tim, keakuratan data, pelatihan intensif, fokus pada pengukuran kerja, serta multi sites issues.

Disisi lain, menurut Fiona F. Nah dan Santiago Delgado (2006), terdapat beberapa faktor kesuksesan kritikal dalam implementasi ERP (Enterprise Resource Planning). 

Faktor tersebut sebagai berikut:

1.Rencana dan Visi Bisnis

Sebelum mengimplementasikan ERP, penting untuk menentukan secara pasti mengenai rencana dan visi dan misi dari sebuah bisnis. Adanya rencana bisnis yang jelas, dapat membantu dalam merefleksikan visi jangka panjang perusahaan. Sedangkan visi yang jelas, dapat dijadikan sebagai pedoman dalam implementasi ERP. Kedua hal tersebut yang pada akhirnya turut menentukan kesuksesan implementasi ERP.

2. Manajemen Perubahan

Faktor kritikal implementasi ERP juga ditentukan oleh peran manajemen perubahan. Manajemen perubahan dalam hal ini berperan mengubah dinamika dalam organisasi, guna memastikan program baru yang sedang dilaksanakan dapat berjalan sukses. 

Ketika melaksanakan perannya, manajemen perubahan berhak untuk memberikan pelatihan teknis terkait sistem yang tengah digunakan. Pada tahap ini, tentu dibutuhkan komitmen dan ketekunan dari manajemen perubahan dalam prosesnya.

3. Komunikasi

Terjalinnya komunikasi yang baik dengan seluruh anggota tim dapat meningkatkan keberhasilan implementasi ERP. Komunikasi yang baik dapat membuat semua pihak yang berkepentingan bisa mengetahui secara pasti mengenai tujuan yang hendak dicapai. Sehingga, proses implementasi ERP dapat berjalan lancar dan tidak terkendala oleh kesalahan komunikasi.

4. Komposisi Tim ERP, Kemampuan dan Kompensasi

Pada proses implementasi ERP, sebaiknya tim khusus yang dibentuk untuk mengerjakan hal tersebut berasal dari berbagai divisi. Mereka adalah orang-orang yang memiliki kualifikasi serta pengetahuan yang baik mengenai bisnis dan teknis operasi perusahaan.

5. Analisis Sistem, Seleksi dan Implementasi Teknik

Faktor analisis sistem, seleksi, dan implementasi teknik dalam ERP berkaitan dengan kualitas sistem. ERP diuji untuk memastikan bahwa sistem tersebut bebas dari bugs dan error. Sehingga dapat dipastikan mengenai keandalan sistem ERP yang berkaitan dengan kemudahan ketika digunakan, serta sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

6. Dukungan dari Manajemen 

Pada proses implementasi ERP dukungan dari manajemen puncak dapat meningkatkan peluang kesuksesan proyek. Dukungan dari manajemen puncak dapat mencangkup tiga hal, berupa sikap kepemimpinan, penyediaan sumber daya, serta komitmen pada proyek.  

Kesimpulan

Pada akhirnya, ERP merupakan sebuah sistem yang dapat membantu proses bisnis agar lebih terintegrasi dan efisien. Faktor kritikal dalam implementasi ERP sejatinya berasal dari tiga faktor, yaitu manusia, teknologi, dan organisasi. Ketiga faktor tersebut tentu harus menjadi pegangan selama proses implementasi ERP berlangsung. Tertarik untuk menerapkan sistem ERP di perusahaan Anda?

RECTmedia menyediakan jasa implementasi Odoo ERP untuk semua kebutuhan bisnis Anda. Jika Anda berminat, jangan ragu untuk menghubungi kami di halaman Contact Us!